询价前，先准备货物品名、件数、包装尺寸、重量、起运地、目的地和期望交付时间。资料越完整，越便于确认服务范围与费用项目。
一、货物信息：按实际包装填写
货物品名应能说明实际物品，避免只写“配件”或“样品”。同时补充用途、材质和包装情况。每件包装的长、宽、高与毛重应对应填写，不同箱规分别列出。
如货物带电池，或含液体、粉末等属性，应主动说明，不要凭产品名称推断可承运条件。
- 品名、用途与材质
- 总件数，以及各类箱规的件数
- 每件外包装尺寸与毛重
- 特殊属性与包装、搬运要求
二、运输信息：明确起点与交付终点
提供起运地与目的地的详细信息。目的地是某个港口、机场、仓库还是具体收货地址，会影响需要沟通的运输环节。电商发货还应提供目的仓信息。
分别说明预计备货时间和希望交付的时间；希望到达的日期需要结合实际安排确认，不能直接视为运输时效承诺。
三、仓储需求：说明批次与停留安排
若货物需要先到仓再发运，请补充预计到货批次、每批件数、存放时间和出库要求。多供应商货物可分别整理明细，便于沟通各批次交接。
提前确认是否需要额外操作及能否安排。取得明确收货指引后，再寄送货物。
四、确认报价：把服务内容逐项对齐
收到方案后，核对报价基于哪些货物资料、包含哪些服务环节、哪些费用需要另行确认，以及报价有效期。货物信息、发货时间或目的地变化后，应重新沟通。
保留确认过的资料和交接记录，有助于双方按照同一份信息开展后续工作。